6 preguntas que debemos hacernos para evolucionar a Office 365

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Este post ha sido publicado en El Blog de Ncora el 18/10/2016
6 preguntas que debemos hacernos para evolucionar a Office 365

El correo electrónico se ha convertido en una de las piezas angulares de cualquier empresa, no solo por la importancia de las comunicaciones con cliente y proveedores, sino, por el hecho de ser una herramienta donde los usuarios trabajan de manera intensiva, a todas horas y desde cualquier lugar, aprovechando funcionalidades de compartición interna e integración con herramientas de la empresa, obligando a tener un servicio 100% disponible todos los días del año.

Uno de los servidores más extendidos para mantener el correo interno es Exchange Server, el cual, ya tiene su versión Exchange Server 2016. Desde su versión Exchange Server 5.5  ha evolucionado y cambiado de una manera increíble. Esta evolución ha hecho a la empresa y sus usuarios más dependientes de este servicio, pero la gran evolución de funcionalidades ha ido aumentando con la complejidad de implantación para tener una alta disponibilidad.

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A día de hoy, son muchas las empresas que tiene un sistema de 4 servidores para Exchange Server, 2 frontales para el acceso y 2 de almacenamiento de buzones con DAG, para mantener alta disponibilidad de estos datos, por lo que no es una instalación sencilla de implementar ni de mantener. Esta dificultad muy pocas veces va acompañada de la formación necesaria de los técnicos que la administran y eso nos pone en serios aprietos cuando se nos viene un problema encima.

En este post quiero plantearos unas preguntas para que, de manera ordenada, se valore el paso a la nube de Microsoft Office365.

¿Cuánto de importante es el correo en mi empresa?

Hemos comentado que es una pieza clave en la mayoría de empresas pero, quizás, no se le da el valor real hasta que tenemos un problema, tenemos que ser capaces de valorar el impacto de este servicio dentro de las necesidades de nuestra empresa.

¿Qué nivel de control técnico tengo sobre mi plataforma Exchange Server?

Algo obvio es saber cómo funcionan los servicios que ofreces a los usuarios, para poder implementarlos y administrarlos. Esto no es distinto con Exchange Server, aun que tener un equipo amplio (mínimo dos personas “por eso de tener backup del que sabe”) es costoso, imagínate que este mismo equipo es el que lleva 30 servicios más y, evidentemente, también han de pilotarlos al 100% para dar el mejor servicio. Nos encontramos que un grupo de personas tienen que ser verdaderos gurús de todas las tecnologías que usamos. La mejor baza es contratar un servicio externo especializado, aunque conlleve a un aumento de costes.

¿Qué seguridad puedo garantizar a mis usuarios?

Normalmente las plataformas están protegidas por un firewall de nueva generación que tiene decenas de funcionalidades para protegernos, pero se requiere de tiempo infinito para parametrizarlo constantemente a la misma velocidad que los atacantes intentan colarse en tus sistemas y eso lleva a consumir recursos de personal o simplemente descuidar el aspecto de seguridad.

¿Qué nuevas funcionalidades puedo ofrecer a mis usuarios?

Los tiempos cambian y las necesidades también, por eso cada año salen nuevas funcionalidades que permiten mejorar tu plataforma integrándola con nuevas herramientas. Un ejemplo muy claro es el de Lync Server, ahora llamado Skype for Business, para que los usuarios puedan realizar chats, llamadas, videollamadas, etc… de manera corporativa con el mismo usuario de correo electrónico. Estas nuevas funcionalidades añaden costos y complejidad a la infraestructura, lo cual requiere mayor inversión para entregar un servicio que muchos, ahora, consideran básico.

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¿Cuánto me cuesta mantener Exchange Server en local?

Sumando todo lo mencionado de seguridad, formación y costes de Exchange Server, incluyendo las CALs de usuario, también tendremos que añadir los costes de espacio en disco y procesamiento. No olvidéis el sistema de backup, que ha de guardar varias copias de todo nuestro sistema por si tenemos que recuperarlo en algún momento. Todo esto y alguna cosa más como el sistema de Skype for Business, hacen del correo una plataforma muy costosa de implementar y mantener.

¿Cuál es el siguiente paso?

Si hemos podido responder a todas las preguntas de manera sincera, veremos que mantener un sistema de correo no es tarea fácil ni económica, por lo que empieza a tener sentido la nube como alternativa a todo lo que hemos comentado.

La mejor alternativa que venimos implantando en clientes, es la de Microsoft con Office 365, que nos ofrece toda la potencia de Exchange Server combinado con Skype, OneDrive, Archivado de correos antiguos ilimitado y el paquete Online de Office (Word, Excel y PowerPoint). Este servicio ofrecido de manera íntegra por Microsoft, resuelve gran parte de los problemas que hemos nombrado anteriormente, simplificando la implantación y la formación de nuestros técnicos, además de evitar tener el servicio corriendo en nuestro CPD con el consumo de espacio y cómputo que eso requiere.

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Esta solución en la nube nos evitar estar pendiente de actualizaciones de seguridad, los conocidos Rollups, e incluso de la tediosa migración entre versiones de Exchange Server, pues todo esto queda a cargo de Microsoft, ofreciendo al cliente las últimas funcionalidades sin tener que invertir en nuevos despliegues.

Conclusión propia:

Quedan muchas cosas en el aire para decidir si pasar a Office 365 o quedarse con Exchange Server en local, pero a mi parecer y la tendencia de las empresas en el último año así lo indica, pasar tu plataforma de correo a la nube de Microsoft es un acierto en la mayoría de aspectos, consiguiendo simplicidad, alta disponibilidad y tranquilidad tanto para los técnicos como para los directivos, en algo tan crítico como el correo de la empresa.

Desde Ncora, estamos acostumbrados a este tipo de migraciones y para todos los que tengáis en mente este gran paso, podéis contactarnos para asesoraros y ayudaros en la migración.

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